Als het exporteren van data uit het datawarehouse eenmaal goed werkt dan is het doen van een data-aanlevering slechts een opeenvolging van 4 stappen:
1) Exporteer bestanden van het gewenste formaat uit uw datawarehouse. Wat er precies in de tabellen moet staan is gedefinieerd in de bestandsdefinitie van het betreffende formaat. Let erop dat de tabellen dezelfde datum in de bestandsnaam hebben.
2) Zet de bestanden met het correcte formaat en de juiste naam in een enkele map voor verwerking door de pseudonimisatietool. Na uitvoer van de pseudonimisering staan de gepseudonimiseerde bestanden in een submap van deze map genaamd “gepseudonimiseerd”.
3) Upload de gepseudonimiseerde bestanden op de server van SBPDDDP.
4) Zodra i2i uw aanlevering heeft ingeladen ontvangt u hierover bericht.
Frequentie en omvang aanleveringen
Voor zowel de zorgverlener als i2i is het prettig als aanleveringen maandelijks rond dezelfde datum plaatsvinden. Bijvoorbeeld een vaste dag in de maand, bijvoorbeeld de 2de woensdag. Dit vergemakkelijkt de processen en de communicatie.
Er wordt iedere keer alle beschikbare data aangeleverd, dus alle patiënten, trajecten en bijbehorende verrichtingen vanaf een afgesproken begindatum, op dit moment 1 januari 2012, ongeacht waar de patiënt verzekerd is. Nog niet afgesloten trajecten met bijbehorende verrichtingen kunnen ook worden aangeleverd, als dat zo is afgesproken.
Het heeft sterk onze voorkeur om alleen de trajecten en zorgactiviteiten mee te leveren die op het moment van aanleveren gedebiteerd zijn. Op het moment dat een traject of zorgactiviteit gecrediteerd wordt, dient dit traject of deze zorgactiviteit in de volgende aanlevering niet meer aangeleverd te worden. Bij het laden van de data bij i2i wordt dan bepaald dat er een creditering heeft plaatsgevonden en wordt de regel uit het datawarehouse verwijderd. Mocht deze manier van aanleveren niet mogelijk zijn, dan accepteert i2i ook regels met een negatief aantal en bedrag als crediteringen.
Best practices
Naar aanleiding van eerdere ervaringen met zorgverleners heeft i2i een aantal best practices geformuleerd:
1) Gebruik nooit Excel of een ander spreadsheet programma om data aan te passen die u naar i2i gaat versturen.
Uiteraard is Excel een prima programma om even te bekijken of alles goed is gegaan en of er geen gekke dingen zijn gebeurd met de data. Het is echter geen goed idee om eventuele waargenomen onregelmatigheden ook met Excel aan te passen. De reden hiervoor is dat Excel vaak zelf velden aanpast zonder dat dit direct duidelijk is door data op een bepaalde manier te interpreteren, bijvoorbeeld als datum of als getal. Hierdoor kunnen bijvoorbeeld datumvelden die als INT moeten worden aangeleverd in dd-mm-jj notatie veranderd worden, of declaratiecode worden aangepast naar wetenschappelijke notatie voor getallen (16E079 wordt 16E+79). Het is meer dan eens voorgekomen dat door dit soort fouten een hele aanlevering opnieuw moet gebeuren waardoor het hele proces een week is vertraagd.
2) Bij terugkoppeling van een onregelmatigheid door i2i aan de zorgverlener is het altijd beter om vaste procedures aan te passen dan een ad-hoc oplossing te vinden.
Het hoofddoel is in dit geval namelijk niet om zo snel mogelijk een nieuwe aanlevering te doen, maar om het proces zodanig te veranderen dat een stabiele en regelmatige stroom van aanleveringen mogelijk is. Een kleine investering in een beter proces kost altijd minder dan iedere keer dezelfde fout handmatig op te lossen. Dit is ook de reden dat i2i in de regel problemen in de data niet zelf oplost, maar om een nieuwe aanlevering vraagt. Zie hiervoor ook het beleid aangaande datakwaliteit.
3) Voer bij het herstellen van een onregelmatigheid in de aanlevering altijd het hele aanleverproces opnieuw uit.
Dit punt hangt samen met punten 1 en 2. Op deze manier wordt namelijk altijd getest of het hele proces data van een hoge kwaliteit oplevert. Bovendien wordt zo de samenhang van de verschillende tabellen gegarandeerd.
