Ziekenhuizen kunnen aanleveren in het i2i verrichtingen formaat. Dit formaat is specifiek afgestemd op de benodigdheden van i2i om analyses in het kader van het DDD-partnership uit te kunnen voeren.
De eerste aanlevering
Hoe u data bij i2i kunt aanleveren staat uitgebreid beschreven in de aanleverinstructies. In het kort moet u de volgende stappen doorlopen:
1) Exporteer bestanden met het gewenste formaat uit uw datawarehouse.
2) Pseudonimiseer de bestanden met behulp van de pseudonimisatietool.
3) Upload de bestanden naar de SBPDDDP.
Het opzetten van een geslaagd aanleveringsproces
Het is het streven van i2i om met dataleveranciers een data—aanleveringsproces op te zetten waarin met een vaste frequentie en zo veel mogelijk geautomatiseerd data worden geëxporteerd en aangeleverd. Op deze manier worden de kwaliteit en stabiliteit van de data en het proces het beste geborgd. Bij het inregelen van het proces van het regelmatig aanleveren van kwalitatief hoge data worden de volgende stappen gevolgd:
1) Eerste aanlevering. Het doen van een eerste, beperkte testaanlevering is mogelijk voordat een volledige aanlevering wordt aangeboden indien de zorgverlener dit nodig acht. De eerste aanlevering dient hoe dan ook te geschieden via de uploadserver van de Stichting BPDDDP. Deze data dienen dus vooraf bewerkt te zijn met de pseudonimisatietool.
2) Datacontrole bij i2i. Bij binnenkomst controleert i2i de kwaliteit van de data. Bij deze check hanteert i2i enkele criteria om de datakwaliteit te beoordelen. De eerste controle is primair een technische controle. Het kan voorkomen dat de eerste volledige aanlevering nieuwe technische problemen bevat, die niet in een eventuele testaanlevering naar boven zijn gekomen doordat de volledige aanlevering meer records en een grotere tijdsperiode omvat. Technische fouten van een volledige aanlevering koppelt i2i binnen een week terug, er dient dan een heraanlevering plaats te vinden.
Een aanlevering die zonder technische fouten geladen is, wordt inhoudelijk beoordeeld. Deze checks omvatten o.a.
a) een check op het aantal onbekende waarden en afwijkingen van bekende waarden van de verwachting;
b) het koppelen van de data aan andere, samenhangende data en het vergelijken van beide datasets;
c) andere specifieke inhoudelijke checks.
i2i geeft binnen een week uitsluitsel over de inhoudelijke kwaliteit van de data. Indien dat door grootte of complexiteit van de bestanden niet mogelijk is, melden we dat vooraf.
3) Heraanlevering. Als alle vragen zijn beantwoord en de issues zijn opgelost doet de instelling een nieuwe aanlevering. De heraanlevering wordt vervolgens opnieuw gecheckt door i2i. Als alle controles over deze aanlevering met goed gevolg worden voltooid wordt de data geladen en in productie genomen. Vaak zijn er enkele herhalingen van stappen 2 en 3 nodig om tot een eerste succesvolle aanlevering te komen. Let er tijdens deze verbetering van het aanleveringsproces ook op dat de best practices die zijn vermeld in de aanleverinstructies worden gevolgd.
4) Data in productie. Als de data aan de specificaties voldoet wordt deze in productie genomen voor gebruik bij analyses en het uitvoeren van een eventuele nulmeting. Ondanks dit grondige proces van datachecks leert de ervaring dat tijdens het draaien van analyses nog nieuwe vragen of issues aan de oppervlakte kunnen komen. In zeldzame gevallen kan dan een nieuwe aanlevering nodig zijn voor het uitvoeren van de analyses, maar vaak kunnen de issues ook in de volgende aanlevering of door een aanpassing in het datawarehouse van i2i worden opgelost.
5) Maandelijkse aanleveringen. Ten slotte kiest de zorgaanbieder een vast maandelijks ritme waarin aangeleverd wordt. Het is voor i2i belangrijk om altijd over zo recent mogelijke data te beschikken, daarom is het na de initiële aanlevering van belang om een vast ritme van aanleveringen aan te houden. Aan de hand van eerdere ervaringen heeft i2i enkele best practices opgesteld bij het opzetten van de maandelijkse aanleveringen die zijn terug te vinden bij de aanleverinstructies.
Testaanlevering
Als u dit nodig acht en wanneer u denkt hierdoor sneller data aan te kunnen leveren kan voordat de eerste volledige aanlevering wordt aangeboden een testaanlevering worden gedaan met een kleinere omvang (tussen de 2.000 en 20.000 regels per bestand). Op deze aanlevering doet i2i een technische check om te kijken of de dataset goed ingeladen kan worden.
Bij deze check vinden we fouten als
a) regels die niet de juiste lengte hebben of niet het juiste aantal velden bevatten;
b) velden die niet voldoen aan de definitie die is bepaald in de aanleverspecificaties;
c) velden die altijd leeg zijn.
Daarnaast doet i2i een visuele check om te kijken of er onverwachte waarden in velden staan.
Vervolgens geeft i2i binnen een week uitsluitsel over de technische kwaliteit van de testaanlevering. Voor nieuwe formaten geeft i2i binnen twee weken uitsluitsel. Als i2i fouten aantreft, dan wordt afhankelijk van de ernst en omvang van de problemen een nieuwe testaanlevering gevraagd of een eerste volledige aanlevering.
